헷갈리는 이유는 셋 다 "거래 서류"로 뭉뚱그려 부르기 때문입니다. 시점으로 나누면 간단합니다.
| 문서 | 시점 | 목적 | 법정 증빙 |
|---|---|---|---|
| 견적서 | 계약 전 | 얼마에 하겠다는 제안 | 아님 |
| 거래명세서 | 납품 시점 | 무엇을 얼마나 줬는지 확인 | 아님 (참고 문서) |
| 세금계산서 | 공급 시점 이후 | 부가가치세 신고·매입세액 공제 | 맞음 |
견적서 — 아직 돈이 오가기 전
가격 제안입니다. 상대가 수락하면 그대로 계약 조건이 되는 경우가 많으므로, 범위와 유효기간을 적는 것이 실질적인 방어선입니다.
거래명세서 — 물건이나 결과물이 넘어갈 때
납품 수량과 단가를 확인하는 문서입니다. 세금계산서는 총액만 찍히는 경우가 많아, 상세 내역은 거래명세서로 남겨 두면 정산 분쟁이 줄어듭니다.
세금계산서 — 세금과 직접 연결되는 유일한 문서
부가가치세 신고와 매입세액 공제의 근거입니다. 국세청 홈택스에서 전자세금계산서로 발급합니다. 이 문서만 법정 증빙이고, 나머지 둘은 아무리 잘 만들어도 증빙이 되지 않습니다.
전자세금계산서 의무발급 대상 기준 금액은 여러 차례 바뀌었습니다. 본인이 의무 대상인지는 홈택스에서 확인하세요. 이 글은 세무 자문이 아닙니다.